TIETOSUOJASELOSTE
Laatimispäivä 25.5.2018, päivitetty 23.07.2020
Henkilötietolaki (523/99) 10§ ja 24§ EU:n yleinen tietosuoja-asetus
REKISTERINPITÄJÄ
Kauneushoitola Rosmarinus Oy
Turuntie 6
24100 Salo
p. 02-7313103
Y-tunnus: 2999328-8
REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Yrittäjä Mirja kataja
p. 02-7313103
rosmarinus@sposti.net
REKISTERIN NIMI
Asiakasrekisteri
Edellä mainitut rekisterin ylläpitäjät hallinnoivat ja ylläpitävät tässä tietosuojaselosteessa kuvattua asiakasrekisteriä itsenäisesti ja toisistaan riippumattomina ja muodostavat yhdessä tässä tietosuojaselosteessa kuvatun Liikkeen. Mikäli jokin edellä mainituista rekisterin ylläpitäjistä päättää siirtyä harjoittamaan elinkeinoaan ulkopuolisen liikkeen alaisuuteen, on Liikkeellä oikeus luovuttaa kopio asiakasrekisteristä myös kyseisen ulkopuolisen liikkeen käyttöön. Mikäli yksityishenkilö edellyttää, että hänen henkilötietonsa säilyvät ainoastaan tämän tietosuojaselosteen mukaisen Liikkeen käytössä, niin tästä pyydetään ilmoittamaan rekisterinpitäjien yhteyshenkilöä.
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet koskien liikkeemme (Kauneushoitola Rosmarinus Oy) palveluita. Tarkempi kuvaus palveluistamme löytyy verkkosivuiltamme tai kysyttäessä meiltä.
Tässä tietosuojaselosteessa muun muassa kuvataan:
miten Liikkeemme käsittelee asiakkaiden henkilötietoja.
minkälaisia henkilötietoja Liikkeemme voi kerätä asiakkaista.
mihin tarkoituksiin Liikkeemme voi käyttää asiakkaiden henkilötietoja.
asiakkaan oikeuksia koskien keräämiämme henkilötietoja.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA TAUSTA
Asiakasrekisteriin kerätään Liikkeen (ts. rekisterinpitäjät yhdessä) asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Asiakkaiden henkilötietoja käytetään etenkin asiakkuuden hoitoon, yhteydenpitoon ja markkinointiin.
Liikkeen edustajat käyttävät yhdessä henkilötietojen käsittelyyn ja ylläpitämiseen Timma-palvelua, joka on Timma Oy:n tuottama ajanvaraus- ja asiakkuudenhoitojärjestelmä (lisätietoja: www.timma.fi). Selvyyden vuoksi todetaan, että Timma Oy ei ole tässä kuvatun asiakasrekisterin ylläpitäjä vaan sen sijaan kyseinen yritys on ns. henkilötietojen käsittelijä, joka on huolehtinut henkilötietojen käsittelijää koskevista vastuista asianmukaisella tavalla.
REKISTERIN SISÄLTÖ
Rekisteriin kerätään asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä luovuttamat henkilötiedot, joita katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä asiakkaalta pyydetään nettiajanvarauslomakkeen tai muun ajanvarauksen (esim. puhelu) yhteydessä seuraavat tiedot:
Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Varauksen lisätiedot tai erityistoiveet
Sähköpostilla tapahtuvaa suoramarkkinointia koskeva suostumus
Tekstiviestillä tapahtuvaa suoramarkkinointia koskeva suostumus
Lisäksi Liike voi tallentaa asiakkaasta seuraavat tiedot asiakasrekisteriin:
Osoite
Asiakkaan yleistiedot koskien tarjottavia palveluita
Kuinka monta kertaa asiakas on jättänyt saapumatta paikalle sovittuna ajanvarauksena
Kenen työntekijän kanta-asiakas kyseinen asiakas on
Asiakkaalle myönnetyt alennukset
Lisätietoja, joilla asiakassuhteen aikana syntyneitä asiakastietoja pyritään hyödyntämään myös jatkossa asiakkaan hyväksi
Edellä sanotun lisäksi asiakkaasta jää Liikkeelle tietoon ajankohta ajanvarauksesta sekä asiakkaan tunniste.
REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan, kun asiakas tekee ajanvarauksen tai kun asiakas muulla tavoin luovuttaa Liikkeelle itsestään henkilötietoja.
Edellä sanotun lisäksi asiakkaasta voidaan tallettaa palvelun tarjoamisen yhteydessä lisätietoja, joilla pyritään varmistamaan laadukas palvelu myös jatkossa. Tällaisia lisätietoja voivat olla asiakkaalle soveltuvat palvelut ja tuotteet sekä muut asiakassuhteen kannalta olennaiset tiedot.
Asiakasrekisteriimme välittyy myös automaattisesti asiakkaan henkilötietoja, kun asiakas tekee Liikkeeseen ajanvarauksen Timma-palvelun kautta.
Edellä sanotun lisäksi Liike voi kerätä verkkosivujensa käyttäjistä analytiikkatyökalujen avulla anonymisoitua käyttäjädataa. Liikkeemme varaa myös oikeuden käyttää verkkosivuillansa evästeitä, jotka käyttäjä voi kieltää tyypillisesti selaimensa asetuksista.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan kaikissa tilanteissa lainsäädäntöä.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei Liikkeessä työskentelevä rekisterinpitäjä siirry harjoittamaan elinkeinoaan ulkopuolisen liikkeen alaisuuteen. Edellä sanotussa tilanteessa siirtyvälle rekisterinpitäjälle voidaan luovuttaa kopio asiakasrekisteristä, jotta rekisterinpitäjä pystyisi myös jatkossa palvelemaan kanta-asiakkaitaan asianmukaisesti.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.
Asiakas ymmärtää, että hänen henkilötietoja käsitellään yhteistyökumppanimme tarjoamassa Timma-palvelussa. Asiakas suostuu, että hänen henkilötietoja saadaan Timma-palvelun kautta siirtää kolmansille tietojenkäsittelijöille, edellyttäen kuitenkin, että henkilötietojen siirto on toteutettu EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Edellä sanottu sisältää oikeuden siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, edellyttäen kuitenkin, että tietojen siirtoon on kaikilta osin noudatettu EU:n tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.
REKISTERIN SUOJAUS
Liike on järjestänyt rekisterin tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin tietotekniikan avulla ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.
Lähtökohtaisesti ainoastaan Liikkeen työntekijöillä sekä sen puitteissa toimivilla yrittäjillä ja heidän työntekijöillään on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Lisäksi Timma Oy:n työntekijöille ja Timma-palvelun muille tietojenkäsittelijöille voi syntyä peruste käsitellä manuaalisesti rekisterin henkilötietoja, jotta Timma-palvelu voidaan tarjota Liikkeelle ja sen asiakkaille asianmukaisella tavalla. Timma Oy:n työntekijät ja Timma-palvelun muut tietojenkäsittelijät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin, joilla suojataan asiakkaan henkilötiedot lain edellyttämällä tavalla.
TARKASTUSOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Liikkeen on samalla ilmoitettava rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.
Henkilö, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Liikkeelle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.
TIEDON KORJAAMINEN
Mikäli henkilö havaitsee esimerkiksi tarkastusoikeutta käyttäessään, että rekisterin tiedoissa on puutteita tai virheitä, on henkilöllä oikeus pyytää Liikettä korjaamaan tiedot asianmukaisiksi.
MUUT OIKEUDET
Liike pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.
Liike sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.
Edellä sanotun lisäksi asiakkailla on oikeus kieltää Liikettä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.
OSOITE
Turuntie 6
24100 Salo
MUUALLA NETISSÄ
YHTEYSTIEDOT
(02) 731 3103
rosmarinus@sposti.net
Mikäli henkilötietojasi on Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n hallussa, sinulla on tiettyjä niihin liittyviä oikeuksia. Kun olet antanut meille suostumuksesi yhteydenottoihimme osana markkinointipalveluitamme, voit muuttaa suostumustasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä kaiken suoramarkkinointimme yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta tai ottamalla yhteyttä Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n tietosuojavastaavaan.
Kerättyjen henkilötietojen erityiskategoriat
Monissa suostumuslomakkeissamme kysytään terveyskysymyksiä, jotta voimme korostaa hoitoja, joilla voi mahdollisesti olla haitallisia vaikutuksia terveydellesi johtuen ottamastasi lääkityksestä tai terveydentilastasi. Kauneushoitola Rosmarinus Oy pyytää aina suostumustasi ennen tällaisten tietojen keräämistä ja käsittelemistä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ottaen kuitenkin huomioon oikeudelliset, vakuutusliitännäiset sekä sopimusvelvoitteista johtuvat rajoitukset (katso lisää kohdasta ”oikeutesi tietojen kohteena”). Yksityisyytesi on meille erittäin tärkeää ja käytämme tällaisia tietoja ainoastaan sen määrittämiseen, onko tietty hoito sinulle sopiva.
Keräämismenettely
Henkilötietojasi kerätään antaessasi niitä meille Timma -ohjelman, verkkosivujemme tai sosiaalisen median kautta, puhelimitse, sähköpostitse, kirjallisesti, Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n liikkeessä tai millä tahansa muulla tavalla. Tiedot säilytetään käyttämällä Timma -ohjelmistoalustaa.
Lasten yksityisyys
Kauneushoitola Rosmarinus Oy ei kerää alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja ilman vanhemman tai huoltajan suostumusta. Mikäli uskot, että meillä on hallussamme alle 16-vuotiasta lasta koskevia tietoja, olethan yhteydessä meihin. Mikäli emme kykene saamaan asianmukaista vanhemman tai huoltajan suostumusta välittömästi, poistamme tällaiset tiedot.
Tietojen jakaminen
Henkilötietojasi jaetaan Timman edustajien kanssa ainoastaan siinä tapauksessa, että Kauneushoitola Rosmarinus Oy tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Kauneushoitola Rosmarinus Oy ei jaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa ilman etukäteistä suostumustasi, ellei kyseessä ole tässä tietosuojaselosteessa jo määritelty kolmas osapuoli taikka kun jakamista vaaditaan meiltä osana soveltuvien tietosuojalakien mukaisia oikeudellisia velvoitteitamme.
Kauneushoitola Rosmarinus Oy säilyttää henkilötietojasi vain sen niin kauan kuin on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi sinulle asiakkaanamme. Kauneushoitola Rosmarinus Oy on verolakien mukaan velvollinen säilyttämään henkilötietojasi vähintään 7 vuotta. Terveys- ja turvarekistereitä säilytetään 10 vuotta. Mikäli olet antanut meille markkinointitarkoituksia koskevan suostumuksesi, säilytämme tarvittuja vähimmäistietoja siihen asti, kun ilmoitat meille, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia ilmoituksia.
Mikäli haluat ostaa tuotteen tai palvelun Kauneushoitola Rosmarinus Oy:ltä tiettyjä henkilötietoja vaaditaan sopimuksen solmimiseksi. Kauneushoitola Rosmarinus Oy ei voi sitoutua tuotteen tai palvelun ostamista koskevaan sopimukseen kanssasi, mikäli et anna henkilötietojasi.
Mikäli haluat tehdä valituksen liittyen tapaan, jolla henkilötietojasi on kerätty tai käsitelty Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n (tai Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n käyttämien kolmansien osapuolien) toimesta taikka et ole tyytyväinen valituksen käsittelyyn, sinulla on oikeus tehdä valitus suoraan valvontaviranomaiselle ja Kauneushoitola Rosmarinus Oy sekä Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n rekisteriasioista vastaavaan henkilöön
REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Yrittäjä Mirja kataja
p. 02-7313103
rosmarinus@sposti.net
TARKASTUSOIKEUS
Käyttäjällä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti pääsääntöisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Timma-palvelun ja Kauneushoitola Rosmarinuksen Oy asiakasrekisteriin on hänestä talletettu. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot em. rekistereistä sekä pyytää poistamaan hänet suoramarkkinoinnin piiristä. Rekisterin tarkastus- tai poistopyynnön voi esittää henkilöllisyystodistusta vastaan osoitteessa Kauneushoitola Rosmarinus Oy, Turuntie 6, 24240 Salo