TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivä 25.5.2018, päivitys 10.7.2019
Henkilötietolaki (523/99) 10§ ja 24§ EU:n yleinen tietosuoja-asetus

REKISTERINPITÄJÄ
Kauneushoitola Rosmarinus Oy
Turuntie 14
24240 Salo
p. 02-7313103
Y-tunnus 1386583-9

REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Yrittäjä Mirja kataja
p. 02-7313103
rosmarinus@sposti.net

REKISTERIN NIMI
Asiakasrekisteri

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Phorest asiakasrekisterin käyttötarkoitus on Phorest-palvelun asiakasrekisterin luominen ja käyttäminen asiakkaiden palvelemiseksi sekä asiakkaiden ajanvarausten arkistointi ja välittäminen Kauneushoitola Rosmarinus Oy:lle. Tietoja voidaan käyttää myös Phorest-palvelun toiminnan kehittämiseen ja anonyymisti tilastollisiin tarkoituksiin.

Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n asiakasrekisteriä käytetään asiakkaiden tavoittamiseen tarvittaessa hoitojen välillä. Rekisteriä voidaan käyttää myös markkinointiin, mikäli käyttäjä on antanut siihen luvan.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Phorest-palvelun asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot asiakkaasta:
– nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
– tiedot palvelun kautta tehdyistä ajanvarauksista

Kauneushoitola Rosmarinuksen asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot asiakkaasta:
– nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
– yleisluontoinen kuvaus asiakkaan ihonhoitotottumuksista
– tiedot asiakkaan ostamista ihonhoitotuotteista
– suostumus / kieltäytyminen saada suoramarkkinointia

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
– Phorest-palvelun asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään ajanvarauksen ja/tai rekisteröitymisen yhteydessä
– Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n asiakasrekisteritiedot saadaan asiakkaalta itseltään hoitokäynnin yhteydessä.

Kauneushoitola Rosmarinus Oy, Turuntie 14, 24240 Salo toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa asetetuissa tarkoituksissa. Phorest (Anglesea Mills, 9 Anglesea Row, Smithfield, Dublin 7, D07 W5NE, Irlanti) käsittelee henkilötietoja Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n puolesta sekä toimii henkilötietojen käsittelijänä. Phorestilla on pääsy henkilötietoihin ainoastaan mikäli Kauneushoitola Rosmarinus Oy tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Lisäksi Phorestin tulee käsitellä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti.

Henkilötietojasi käsitellään:

  • Niiden henkilötietojen keräämiseksi (nimi, osoite, sähköposti, yhteysnumero, syntymäaika), jotka vaaditaan sopimukseen sitoutumiseen palvelun tai tuotteen myymiseksi.
  • Viestinnän välittämiseksi sinulle, sisältäen ajanvarausten vahvistukset ja niitä koskevat muistutukset sekä varauksesi muuttamista tai peruuttamista koskevat pyynnöt.
  • Terveydellisten tietojen keräämiseksi, jotta palvelut voidaan suorittaa asianmukaisesti sekä niiden tuotteiden ja palveluiden alueiden korostamiseksi, jotka voivat mahdollisesti aiheuttaa asiakkaille terveydellisiä ongelmia.
  • Turvallisen palvelun turvaamiseksi sekä alan standardien mukaisten neuvojen tarjoamiseksi.
  • Relevanttien tarjousten, mainosten ja tietojen valitsemiseksi sinulle.
  • Asiakasmäärämme arvioimiseksi.
  • Lain vaatimien tai oikeudelliseen prosessiin reagoimiseen tarvittavien henkilötietojen säilyttämiseksi.
  • Vakuutustarkoituksissa säilyttämiseksi.
  • Asiakasrekisterien säilyttämiseksi.

 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste

Kauneushoitola Rosmarinus Oy suhtautuu yksityisyyteesi vakavasti, emmekä koskaan myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Henkilötietojasi jaetaan ja suoramarkkinointia suoritetaan vain nimenomaisen suostumuksesi nojalla, jonka voit perua milloin tahansa.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme tuotteitamme, palveluitamme ja hoitojamme sekä täyttääksemme kaupalliset ja oikeudelliset velvoitteemme. Emme koskaan kerää sinusta henkilötietoja, joita emme tarvitse tai säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten johdosta.

Pyytäessämme sinulta arkaluonteisia henkilötietoja (esim. terveydentilaasi liittyviä tietoja), syy pyynnölle ilmoitetaan selkeästi yhdessä käsittelyn tarkoitusten kanssa. Nimenomainen ja allekirjoitettu suostumuksesi on aina edellytys suorittamallemme terveystietojesi keräämiselle ja käsittelemiselle.

Phorest-palvelun asiakasrekisterin henkilötietoja luovutetaan ajanvarauksen yhteydessä Kauneushoitola Rosmarinus Oy:lle tai Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n tiedustellessa rekisteröityneen henkilön ajanvaraukseen liittyviä tietoja esimerkiksi epäselvissä tapauksissa. Tietoja ei luovuteta muille kuin Kauneushoitola Rosmarinukselle sen ja rekisteröityneen välisen sopimuksen täyttämisen vuoksi. Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n asiakasrekisterin tietoja ei luovuta kolmansille osapuolille.

 

Oikeutesi tietojen kohteena

Mikäli henkilötietojasi on Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n hallussa, sinulla on tiettyjä niihin liittyviä oikeuksia. Kun olet antanut meille suostumuksesi yhteydenottoihimme osana markkinointipalveluitamme, voit muuttaa suostumustasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä kaiken suoramarkkinointimme yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta tai ottamalla yhteyttä Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n tietosuojavastaavaan.

 

Sinulla on myös oikeus: 

  • Ennen tietojen keräämistä saada tieto siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään
  • Saada pääsy henkilötietoihisi sekä tietojen keräämisen jälkeen tieto siitä, miten tietojasi käytetään.
  • Vaatia henkilötietojesi korjaamista, mikäli ne ovat virheellisiä, epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita.
  • Vaatia henkilötietojesi poistamista, kun käsittelyn jatkamiselle ei ole pakottavaa syytä.
  • Vaatia käsittelyn rajoittamista, henkilötietojesi käsittelyn estämiseksi
  • Saada henkilötietosi siirrettyä, kopioitua tai siirrettyä salongilta Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n  toiselle organisaatiolle helposti luettavassa muodossa.
  • Vastustaa suoramarkkinointia

 

Kerättyjen henkilötietojen erityiskategoriat

Monissa suostumuslomakkeissamme kysytään terveyskysymyksiä, jotta voimme korostaa hoitoja, joilla voi mahdollisesti olla haitallisia vaikutuksia terveydellesi johtuen ottamastasi lääkityksestä tai terveydentilastasi. Kauneushoitola Rosmarinus Oy pyytää aina suostumustasi ennen tällaisten tietojen keräämistä ja käsittelemistä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ottaen kuitenkin huomioon oikeudelliset, vakuutusliitännäiset sekä sopimusvelvoitteista johtuvat rajoitukset (katso lisää kohdasta ”oikeutesi tietojen kohteena”). Yksityisyytesi on meille erittäin tärkeää ja käytämme tällaisia tietoja ainoastaan sen määrittämiseen, onko tietty hoito sinulle sopiva.

 

Keräämismenettely

Henkilötietojasi kerätään antaessasi niitä meille Phorest -ohjelman, verkkosivujemme tai sosiaalisen median kautta, puhelimitse, sähköpostitse, kirjallisesti, Kaunesuhoitola Rosmarinus Oy:n liikkeessä tai millä tahansa muulla tavalla. Tiedot säilytetään käyttämällä Phorest -ohjelmistoalustaa. Osittain käytetään myös paperisia rekistereitä.

Kauneushoitola Rosmarinus Oy antaa sinulle pääsyn tiliäsi ja varauksiasi koskeviin tietoihin Phorest -ohjelman kautta sanottujen tietojen katselu- ja päivittämistarkoituksessa.

 

Lasten yksityisyys

Kauneushoitola Rosmarinus Oy ei kerää alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja ilman vanhemman tai huoltajan suostumusta. Mikäli uskot, että meillä on hallussamme alle 16-vuotiasta lasta koskevia tietoja, olethan yhteydessä meihin. Mikäli emme kykene saamaan asianmukaista vanhemman tai huoltajan suostumusta välittömästi, poistamme tällaiset tiedot.

 

Tietojen jakaminen

Henkilötietojasi jaetaan ainoastaan Phorestin edustajien kanssa ainoastaan siinä tapauksessa, että Kauneushoitola Rosmarinus Oy tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää.Kauneushoitola Rosmarinus Oy  ei jaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa ilman etukäteistä suostumustasi, ellei kyseessä ole tässä tietosuojaselosteessa jo määritelty kolmas osapuoli taikka kun jakamista vaaditaan meiltä osana soveltuvien tietosuojalakien mukaisia oikeudellisia velvoitteitamme.

 

Henkilötietojen käsittelijöiden käyttäminen

Henkilötietojen käsittelijät ovat kolmansia osapuolia, jotka tarjoavat meille tiettyjä palvelumme osia. Kun käytämme kolmatta osapuolta, olemme sopimuksin asettaneet tiukat ehdot, jotka säätelevät henkilötietojesi käsittelyä eikä mitään toimia voida suorittaa ilman ohjeistusta meiltä. Kolmannet osapuolet, joiden kanssa työskentelemme, eivät koskaan jaa tai julkista henkilötietojasi ja säilyttävät niitä aina turvallisesti.

 

Phorest

Kauneushoitola Rosmarinus Oy käyttää Phorestin tarjoamaa ohjelmistoa ajanvarausten hallintaan, asiakkuuksienhallintaan ja markkinointiin.

 

Phorestin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa:  https://www.phorest.com/fi/data-protection-privacy/

 

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

 

Kauneushoitola Rosmarinus Oy säilyttää henkilötietojasi vain sen niin kauan kuin on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi sinulle asiakkaanamme. Kauneushoitola Rosmarinus Oy on verolakien mukaan velvollinen säilyttämään henkilötietojasi vähintään 7 vuotta. Terveys- ja turvarekistereitä säilytetään 10 vuotta. Mikäli olet antanut meille markkinointitarkoituksia koskevan suostumuksesi, säilytämme tarvittuja vähimmäistietoja siihen asti, kun ilmoitat meille, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia ilmoituksia.

 

Edellytykset, joiden nojalla voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä sisältävät:

 

  • Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli meillä on oikeudellinen peruste tai velvollisuus taikka se on oikeutetun etumme mukaista.

 

  • Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten todentamiseksi tai toteuttamiseksi taikka niiltä puolustautumiseksi.

 

Henkilötietojen siirrot

 

Kun henkilötietojasi käsitellään Phorest -ohjelman kautta, kaikkia tietoja säilytetään EU:n alueella. Tietojasi käsitellään Phorest -ohjelman toimesta ja ne tallennetaan Amazon Web Services -pilvipalveluun. Tämän prosessin aikana tietosi salataan sekä siirtojen, että säilytyksen aikana.

 

Seuraamukset, mikäli et luovuta henkilötietojasi salongille Kauneushoitola Rosmarinus Oy

 

Mikäli haluat ostaa tuotteen tai palvelun Kauneushoitola Rosmarinus Oy:ltä tiettyjä henkilötietoja vaaditaan sopimuksen solmimiseksi. Kauneushoitola Rosmarinus Oy ei voi sitoutua tuotteen tai palvelun ostamista koskevaan sopimukseen kanssasi, mikäli et anna henkilötietojasi.

 

Kuten tässä tietosuojaselosteessa on todettu, käsittelemme henkilötietojasi noudattaaksemme oikeudellisia ja lakimääräisiä velvollisuuksiamme sekä sopimusten täyttämiseksi. Sinulla on aina mahdollisuus kieltäytyä luovuttamasta henkilötietoja, mutta tällöin emme voi tarjota sinulle tiettyjä tuotteita, palveluita tai hoitoja.

 

Henkilötietojesi suojaaminen

 

Asianmukaiset toimenpiteet suoritetaan henkilötietojesi suojaamiseksi organisaation sisäiseltä tai ulkoiselta luvattomalta tai asiattomalta pääsyltä. Yhteytesi Phorest järjestelmään käyttää HTTPS tiedonsiirtoprotokollaa sekä TSL suojausta. Tämä tarkoittaa, että kaikki Phorest -järjestelmään siirretyt tiedot salataan tietojen syötön ja pilvipalveluun siirtämisen aikana. Paperisia dokumentteja, jotka sisältävät henkilötietoja, säilytetään lukitussa arkistointikaapissa tai kassakaapissa, joihin on pääsy ainoastaan yrityksen valtuutetulla henkilökunnalla. Työntekijöille annetaan ainoastaan rajatut pääsyoikeudet ja he voivat vierailla yrityksen ohjelmistossa ainoastaan yrityksen johdon antamalla PIN-koodilla.

 

Valitukset

 

Mikäli haluat tehdä valituksen liittyen tapaan, jolla henkilötietojasi on kerätty tai käsitelty Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n  (tai Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n käyttämien kolmansien osapuolien) toimesta taikka et ole tyytyväinen valituksen käsittelyyn, sinulla on oikeus tehdä valitus suoraan valvontaviranomaiselle ja Kauneushoitola Rosmarinus Oy sekä Kauneushoitola Rosmarinus Oy:n rekisteriasioista vastaavaan henkilöön

REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Yrittäjä Mirja kataja
p. 02-7313103
rosmarinus@sposti.net

 

TARKASTUSOIKEUS
Käyttäjällä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti pääsääntöisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Phorest-palvelun ja Kauneushoitola Rosmarinuksen asiakasrekisteriin on hänestä talletettu. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot em. rekistereistä sekä pyytää poistamaan hänet suoramarkkinoinnin piiristä. Rekisterin tarkastus- tai poistopyynnön voi esittää henkilöllisyystodistusta vastaan osoitteessa Kauneushoitola Rosmarinus, Turuntie 14, 24240 Salo